Chaque fois qu'un client règle un achat sur ta boutique, une commande est créée toute seule dans ton espace. Ton rôle ensuite, c'est de la préparer, de l'expédier si besoin, puis de la clôturer. Ce guide te montre où retrouver tes commandes et comment faire avancer chacune, étape par étape.
Ouvrir la liste de tes commandes
Dans le menu de gauche, ouvre la section Encaisser, puis le sous-menu Bons, et clique sur Commandes.
Ouvrir mes commandes (nouvel onglet)
En haut, un petit aperçu te donne d'un coup d'œil le nombre de commandes reçues sur la période et combien sont encore en attente de ton intervention. Juste en dessous, la liste complète de tes commandes.
Lire la liste et retrouver une commande
Chaque ligne du tableau te montre l'essentiel : la Date, la Référence (le numéro de la commande), le Client, les Articles commandés, le numéro de Suivi du colis s'il existe, et le Statut.
Pour retrouver une commande précise, utilise la barre Rechercher par référence ou client en haut de la liste. Tu peux aussi filtrer avec le menu Statut (par exemple n'afficher que les commandes « En préparation »). Le bouton À retirer ne garde que les commandes que tes clients viennent chercher à un point de retrait, rangées par créneau, le plus proche en premier : c'est ta liste pour préparer un passage. Une fois ce filtre actif, le bouton Feuille à imprimer ouvre la feuille de retrait : tes commandes à remettre, rangées par passage puis par point, avec le nom du client, ses articles et une case à cocher quand tu lui as remis sa commande. Si tu as beaucoup de commandes, les boutons Précédent et Suivant en bas te font passer de page en page.
Comprendre les statuts
Le badge coloré dans la colonne Statut te dit où en est chaque commande :
- En attente : le paiement est reçu, la commande est à traiter.
- En préparation : tu as commencé à préparer le colis.
- Expédiée : le colis est parti, en transit vers le client.
- Livrée : le client a reçu sa commande.
- Clôturée : la commande est terminée, plus rien à faire.
- Annulée ou Remboursée : la commande est sortie du parcours normal.
Ces statuts n'avancent pas tout seuls : c'est toi qui les fais progresser depuis le détail de la commande.
Ouvrir une commande pour voir son suivi
Clique sur une ligne du tableau pour ouvrir la commande. En haut, un bandeau récapitule le type de commande, la référence, les articles, le client et le total.
Juste en dessous, la carte Suivi de la commande affiche toutes les étapes du parcours : Commande, Paiement, Préparation, Expédition, Livraison et Clôturée. Les étapes déjà franchies sont marquées comme faites, et l'étape en cours est mise en avant. Tu vois ainsi en un regard ce qu'il te reste à faire.
Sur l'étape Commande tu retrouves le détail des articles (quantité, prix, TVA), chacun avec la photo de la déclinaison commandée et sa référence si tu l'as renseignée sur la fiche : pratique pour retrouver où l'article est rangé. Clique sur le nom d'un article pour ouvrir sa fiche dans un nouvel onglet. Sur l'étape Paiement, un lien te renvoie vers la transaction et sa facture.
Faire avancer la commande
Le bouton d'action, en haut de la commande, propose toujours la prochaine étape logique :
- Marquer en préparation quand tu commences à préparer le colis. Ton client reçoit un e-mail à tes couleurs, « votre commande est en préparation », qui lui annonce un nouvel e-mail à l'expédition (ou quand elle sera prête à retirer). Générer une étiquette d'expédition fait la même chose : la commande passe en préparation et ton client est prévenu, une seule fois même si tu avais déjà cliqué.
- Marquer expédiée une fois le colis parti. Une fenêtre te demande le transporteur, le numéro de suivi et le lien de suivi : les trois sont facultatifs. Ton client reçoit aussitôt un e-mail « votre commande est expédiée » avec ce que tu as saisi, et un bouton Suivre mon colis si tu as collé le lien. Sur une commande à retirer, le bouton dit « Marquer prête à retirer » et l'e-mail devient « votre commande est prête », avec le point de retrait que ton client a choisi et son créneau s'il en a un.
- Marquer livrée quand le client a bien reçu sa commande.
- Clôturer pour terminer la commande.
Vendu à un particulier ? Attends 14 jours après la livraison avant de clôturer. Ton client a 14 jours à compter de la réception pour changer d'avis. Clôturer ne lui retire pas ce droit, mais une commande clôturée ne lui propose plus le bouton Demander l'annulation dans son espace : il devra t'écrire. Si tu as clôturé trop tôt, tu peux toujours le rembourser depuis la commande.
Une confirmation t'est demandée avant d'appliquer le changement : une petite fenêtre pour la préparation, la livraison et la clôture ; les trois champs de suivi au moment de marquer la commande expédiée.
🔴 Colle le lien de suivi tout de suite, pas après. L'e-mail part au moment où tu confirmes, et il ne part qu'une fois : un lien ajouté ensuite par Modifier le suivi s'affichera bien dans l'espace de ton client, mais il ne sera prévenu de rien. Sans lien, il voit le numéro et doit le recopier à la main sur le site du transporteur.
Tu peux gérer une commande entièrement à la main, même sans étiquette d'expédition.
Cas particuliers
J'ai généré une étiquette d'expédition
Si tu passes par une étiquette d'expédition (à générer depuis l'étape Expédition), le statut avance tout seul avec le suivi du colis : la commande passe en expédiée quand le transporteur scanne le colis, pas quand tu imprimes l'étiquette, et c'est à ce moment que ton client reçoit l'e-mail « votre commande est expédiée ». Si le suivi ne remonte pas, le bouton Marquer expédiée reste à ta disposition : utilise-le une fois le colis déposé, car ton client reçoit l'e-mail aussitôt et l'étiquette ne peut plus être annulée ensuite. Si la livraison ne remonte pas toute seule, le bouton Marquer livrée reste à ta disposition dès que la commande est expédiée : utilise-le quand tu as vérifié sur le site du transporteur que le colis est bien arrivé. Depuis cette étape tu retrouves le mode de livraison, le transporteur, l'adresse ou le point de retrait, et des boutons pour télécharger l'étiquette et suivre le colis.
Tu peux aussi annuler l'étiquette tant que le colis n'est pas parti. L'annulation passe par le transporteur : la commande affiche « Annulation en cours » le temps qu'il réponde. Si ça dure, clique sur Vérifier l'annulation pour demander où en est le colis. S'il a déjà été pris en charge par le transporteur, l'annulation est marquée comme échouée : le colis part, et la commande passe en expédiée dès que le transporteur le signale.
Le client demande l'annulation
Quand un client demande à annuler, un bandeau orange apparaît en haut de la commande avec le motif de sa demande et un bouton Traiter la demande. Suis ce qui s'affiche : selon le cas, on te guide pour réceptionner un éventuel retour puis rembourser le client.
Annuler et rembourser une commande
Le bouton Annuler & rembourser reste accessible tant qu'un paiement encaissé peut être remboursé, même sur une commande déjà clôturée. Une commande Remboursée ou Annulée s'arrête sur une étape finale : le détail du remboursement se retrouve sur la transaction, à l'étape Paiement.
Pour aller plus loin
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