Chaque fois qu'un client règle un achat sur ta boutique, une commande est créée toute seule dans ton espace. Ton rôle ensuite, c'est de la préparer, de l'expédier si besoin, puis de la clôturer. Ce guide te montre où retrouver tes commandes et comment faire avancer chacune, étape par étape.
Une commande de vente apparaît automatiquement dès qu'un paiement est reçu. Si tu débutes côté encaissement, commence par Encaisser un paiement.
Ouvrir la liste de tes commandes
Dans le menu de gauche, ouvre la section Encaisser, puis le sous-menu Bons, et clique sur Commandes. Tu arrives sur la page Ventes.
Ouvrir mes commandes (nouvel onglet)
En haut, un petit aperçu te donne d'un coup d'œil le nombre de commandes reçues sur la période et combien sont encore en attente de ton intervention. Juste en dessous, la liste complète de tes commandes.
Lire la liste et retrouver une commande
Chaque ligne du tableau te montre l'essentiel : la Date, la Référence (le numéro de la commande), le Client, les Articles commandés, le numéro de Suivi du colis s'il existe, et le Statut.
Pour retrouver une commande précise, utilise la barre Rechercher par référence ou client en haut de la liste. Tu peux aussi filtrer avec le menu Statut (par exemple n'afficher que les commandes « En préparation »). Si tu as beaucoup de commandes, les boutons Précédent et Suivant en bas te font passer de page en page.
Comprendre les statuts
Le badge coloré dans la colonne Statut te dit où en est chaque commande :
- En attente : le paiement est reçu, la commande est à traiter.
- En préparation : tu as commencé à préparer le colis.
- Expédiée : le colis est parti, en transit vers le client.
- Livrée : le client a reçu sa commande.
- Clôturée : la commande est terminée, plus rien à faire.
- Annulée ou Remboursée : la commande est sortie du parcours normal.
Ces statuts n'avancent pas tout seuls : c'est toi qui les fais progresser depuis le détail de la commande.
Ouvrir une commande pour voir son suivi
Clique sur une ligne du tableau pour ouvrir la commande. En haut, un bandeau récapitule le type de commande, la référence, les articles, le client et le total.
Juste en dessous, la carte Suivi de la commande affiche toutes les étapes du parcours : Commande, Paiement, Préparation, Expédition, Livraison et Clôturée. Les étapes déjà franchies sont marquées comme faites, et l'étape en cours est mise en avant. Tu vois ainsi en un regard ce qu'il te reste à faire.
Sur l'étape Commande tu retrouves le détail des articles (quantité, prix, TVA). Sur l'étape Paiement, un lien te renvoie vers la transaction et sa facture.
Faire avancer la commande
Le bouton d'action, en haut de la commande, propose toujours la prochaine étape logique :
- Marquer en préparation quand tu commences à préparer le colis.
- Marquer expédiée une fois le colis parti. Tu peux saisir un numéro de suivi (optionnel) que le client pourra retrouver.
- Marquer livrée quand le client a bien reçu sa commande.
- Clôturer pour terminer la commande.
À chaque fois, une petite fenêtre te demande de confirmer avant d'appliquer le changement. Tu peux gérer une commande entièrement à la main, même sans étiquette d'expédition.
Cas particuliers
J'ai généré une étiquette d'expédition
Si tu passes par une étiquette d'expédition (à générer depuis l'étape Expédition), le bouton « Marquer expédiée » disparaît : le statut avance alors en s'appuyant sur l'étiquette et le suivi du colis. Depuis cette étape tu retrouves le mode de livraison, le transporteur, l'adresse ou le point de retrait, et des boutons pour télécharger l'étiquette et suivre le colis.
Le client demande l'annulation
Quand un client demande à annuler, un bandeau orange apparaît en haut de la commande avec le motif de sa demande et un bouton Traiter la demande. Suis ce qui s'affiche : selon le cas, on te guide pour réceptionner un éventuel retour puis rembourser le client.
Annuler et rembourser une commande
Le bouton Annuler & rembourser reste accessible tant qu'un paiement encaissé peut être remboursé, même sur une commande déjà clôturée. Une commande Remboursée ou Annulée s'arrête sur une étape finale : le détail du remboursement se retrouve sur la transaction, à l'étape Paiement.
Marquer une commande « Livrée » ou la « Clôturer » ne prévient pas le client à ta place. Confirme ces étapes seulement quand tu es sûr de toi : une commande clôturée ne peut plus être modifiée.