Suivre ton stock, c'est savoir combien il te reste de chaque produit et laisser ta boutique refuser une commande quand tu n'as plus rien. Ce n'est pas obligatoire : si tu vends des choses que tu refais à la demande, tu peux très bien t'en passer. Voici où tout se règle dans Offlink.
Décide si tu veux suivre les quantités
Le suivi de stock se règle produit par produit, au moment où tu crées ou modifies un article. Ouvre ton produit depuis Catalogue, Produits (nouvel onglet), puis va à l'étape « Prix HT et inventaire ».
Chaque version du produit (chaque variante) a une case « Gérer l'inventaire », décrite comme « Activer le suivi automatique du stock pour ce produit ». Coche-la si tu veux qu'Offlink compte les unités et bloque la vente une fois à zéro.
Laisse la case décochée si tu préfères vendre sans compteur : dans ce cas ton produit reste commandable en permanence, et rien n'affichera « épuisé ».
Retrouve ton emplacement de stock
Pour ranger des quantités, il faut un lieu où les ranger. Tu n'as rien à créer : tes emplacements de stock sont mis en place à ton inscription. Si tu vends des articles, l'étape « Là où dort ton stock » te montre tes boutiques et les adresses de ton entreprise : tu coches les lieux où tu ranges ton stock, tu choisis ton « Stock vendu en ligne », et chaque lieu coché devient un emplacement, dans la limite de ta formule. Le siège de ton entreprise reste ton adresse officielle sur tes devis et tes factures, même si ton stock est ailleurs : s'il ne range pas de stock, il s'appelle « Siège » et ne vend pas en ligne. Pour voir tes emplacements, ouvre « Catalogue » dans le menu de gauche, puis Emplacements de stock (nouvel onglet).
La colonne « Vente en ligne » te dit d'où partent tes commandes en ligne : ton emplacement y est marqué « Stock vendu en ligne ». C'est son stock que ta boutique affiche et qui baisse à chaque vente.
Tu peux ajouter d'autres emplacements avec « Ajouter un lieu » : une boutique, un stand de marché, une réserve. Ta formule fixe combien : 2 en Free, 3 en Starter, 5 en Pro, 8 en Expert, au volume en Business. Quand ta limite est atteinte, le bouton est grisé, avec un cadenas, et un encadré orange te le rappelle.
Un lieu ajouté naît « Non vendu en ligne » : ce que tu y ranges ne se vend pas sur ta boutique en ligne, et un article dont tout le stock y est rangé n'apparaît pas sur ta vitrine. C'est ce qui te permet de vendre sur place des pièces que tu ne mets pas en ligne. Dans ta liste d'articles, elles portent le repère « Pas en ligne ».
Si tes envois partent d'un autre lieu que ton stock vendu en ligne, ouvre le menu « ⋮ » de ce lieu et choisis « En faire mon stock vendu en ligne ». Ta boutique affiche alors ses quantités, tes forfaits de livraison et SendCloud partent de lui, et l'ancien lieu devient une boutique physique, hors vente en ligne. Vérifie avant que ses quantités sont à jour : ce sont elles que tes clients pourront commander.
Un lieu marqué « Relié à la vente en ligne » est encore rattaché à ta boutique en ligne, mais son stock n'y est pas vendu. Seul effet : les forfaits de livraison créés sur ce lieu peuvent encore s'afficher au panier de tes clients. Pour qu'il n'y ait plus qu'un stock en ligne, ouvre le menu « ⋮ » de ton stock vendu en ligne et choisis « Garder ce seul stock en ligne » : les autres lieux passent « Non vendu en ligne », leurs forfaits sont recopiés sur ton stock vendu en ligne, et leurs quantités ne bougent pas. Survole ou touche un statut pour relire ce qu'il veut dire.
Sur ton tableau de bord, la carte « Stock critique » met d'abord le stock vendu en ligne : c'est lui qui bloque une commande quand il tombe à zéro. Un article épuisé dans une boutique hors vente en ligne y apparaît après, sans alerte rouge, avec le nom du lieu. Un article en ligne dont tu n'as saisi le stock que dans une boutique y apparaît en dernier, sans couleur, avec « Vendu seulement en boutique » : tes clients ne le voient pas sur ta boutique en ligne. Si c'est voulu, rien à faire ; sinon, ouvre-le d'un clic et saisis son stock dans ton stock vendu en ligne, à l'étape « Inventaire » de sa fiche.
Renseigne les quantités par emplacement
Reviens sur ton produit et avance jusqu'à l'étape « Inventaire par entrepôt ». Tu y vois un tableau : une ligne par variante qui a le suivi activé, une colonne par emplacement.
Saisis simplement le nombre d'unités disponibles dans chaque emplacement. Le total par variante se calcule tout seul à droite. Enregistre, et ton stock de départ est posé.
Mets à jour le stock au fil des ventes
Après la mise en vente, tu ajustes tes quantités sans repasser par le produit entier. Ouvre Emplacements de stock (nouvel onglet) dans le Catalogue, puis clique sur « Inventaire » en face du lieu concerné.
Tu obtiens la liste de tes articles, avec leur photo, le nom de la déclinaison et sa référence sous le nom, et pour chacun le bouton « Gérer ». Il ouvre une petite fenêtre « Mettre à jour le stock » : tu changes la « Quantité en stock », et Offlink t'affiche en dessous la « Quantité disponible ». Ta boutique retire les unités de ton stock au moment où ton client paie, elle ne les met pas de côté avant : la quantité disponible est donc égale à ta quantité en stock. Quand il n'en reste plus, la mention « Épuisé » s'affiche à côté du zéro, pour le repérer d'un coup d'œil.
Pour emporter des pièces ailleurs (ta boutique, un marché, une réserve) ou les ramener, clique sur « Déplacer » à côté de « Gérer ». Choisis l'emplacement d'arrivée et la quantité : le stock quitte ce lieu et rejoint l'autre en une fois. La fenêtre te prévient si le déplacement change ce que montre ta boutique en ligne. Si tu déplaces tout le stock de ton emplacement vendu en ligne, l'article n'y est plus vendu, sauf s'il en a dans un autre emplacement vendu en ligne. Pour remettre en ligne une pièce vendue seulement sur place, sa fiche doit être complète (catégorie, état, poids, dimensions) : sinon Offlink te dit ce qui manque et te propose de compléter la fiche.
Pour déplacer plusieurs articles d'un coup, coche-les dans la première colonne, puis clique sur « Déplacer la sélection » : tout leur stock disponible part vers l'emplacement choisi. Après une vente sur place, tu ramènes ce qui reste en une fois : sur l'écran Emplacements, ouvre le menu « ⋮ » du lieu et choisis « Renvoyer le stock restant ». Offlink te montre d'abord combien d'articles et de pièces vont partir, puis te fait un compte rendu : chaque pièce restée en place est nommée avec la raison (une fiche à compléter, une pièce mise de côté pour une commande). Si tu vides ton emplacement vendu en ligne vers un lieu qui ne vend pas en ligne, Offlink te demande de le confirmer : ces articles quittent ta boutique en ligne.
Sous l'inventaire de chaque lieu, la carte « Déplacements » garde la trace de ce qui en est parti et de ce qui y est arrivé : quel article, combien, d'où, vers où, et quand. Tu peux aussi le demander à ton assistant IA (« j'emporte 3 nappes au marché », « remets ce qui reste du marché en stock ») : il te montre ce qui va bouger avant de le faire.
Évite d'afficher « épuisé » au mauvais moment
Quand le suivi est activé et que la quantité tombe à zéro, ta boutique arrête d'accepter les commandes de ce produit. C'est voulu, mais parfois tu veux garder la main.
Sur l'étape inventaire de ton produit, le champ « Disponibilité » te laisse choisir entre « Disponible », « Temporairement indisponible » et « Hors saison ». C'est ton interrupteur manuel pour retirer un article de la vente le temps de te réapprovisionner, sans le supprimer ni toucher aux quantités.
Si tu fabriques l'article à la demande, allume plutôt Fabriqué sur commande sur la même étape. Il ne passe jamais en « épuisé », même à zéro pièce, et ton client voit la date à laquelle il sera prêt. Tes quantités deviennent tes pièces déjà prêtes : tant qu'il en reste, ton client peut prendre l'une d'elles tout de suite (« En stock ») ou en demander une faite pour lui (« Préparé pour vous »). Seule une pièce prise en stock baisse ta quantité.
Cas particuliers
Le tableau « Inventaire par entrepôt » me dit qu'aucun entrepôt n'est configuré
C'est le signe que ton compte n'a pas d'emplacement, ce qui arrive rarement puisqu'il est créé à l'inscription. Offlink affiche « Aucun entrepôt configuré. Veuillez créer des emplacements de stock avant de gérer l'inventaire. » File dans « Catalogue », puis « Emplacements de stock », clique sur « Ajouter un lieu », puis reviens sur ton produit : le tableau se remplira alors avec une colonne pour ce lieu.
Le bouton « Ajouter un lieu » n'apparaît pas
L'ajout d'un emplacement s'appuie sur un établissement déjà enregistré (avec son adresse) et sur ta boutique active. Si le bouton est absent, c'est en général qu'il te manque un établissement du côté des réglages de ton entreprise. Renseigne-le d'abord, l'ajout redeviendra possible. Si le bouton est là mais grisé, tu as atteint le nombre d'emplacements de ta formule.
Puis-je répartir mon stock entre plusieurs lieux ?
Oui, selon ta formule (2 emplacements en Free, 3 en Starter, 5 en Pro, 8 en Expert, au volume en Business). Saisis les quantités de chaque lieu à l'étape « Inventaire par entrepôt » de ta fiche, ou depuis l'inventaire du lieu. Un seul lieu alimente ta vente en ligne : les autres sont marqués « Non vendu en ligne », et leur stock ne se commande pas sur ta boutique. Il sert à vendre sur place.
Deux clients peuvent-ils acheter ma dernière pièce en même temps ?
C'est rare, mais possible. Ta boutique vérifie le stock juste avant le paiement et refuse une commande quand il n'en reste plus assez. Comme rien n'est mis de côté pendant que le client remplit son panier, deux paiements lancés au même instant sur la dernière pièce peuvent passer tous les deux. Si ça t'arrive, contacte l'un des deux clients pour lui proposer un délai ou le remboursement.
Les produits digitaux et les prestations
Un produit téléchargeable n'a pas de stock à compter : Offlink affiche simplement qu'il ne nécessite pas de gestion d'inventaire. Pas de case à cocher, pas de quantité à saisir, il reste vendable en illimité.