Suivre ton stock, c'est savoir combien il te reste de chaque produit et laisser ta boutique refuser une commande quand tu n'as plus rien. Ce n'est pas obligatoire : si tu vends des choses que tu refais à la demande, tu peux très bien t'en passer. Voici où tout se règle dans Offlink.
Tu n'as pas encore de produit ? Commence par Créer un produit, tu reviendras ici pour le suivi des quantités.
Décide si tu veux suivre les quantités
Le suivi de stock se règle produit par produit, au moment où tu crées ou modifies un article. Ouvre ton produit depuis Catalogue, Produits (nouvel onglet), puis va à l'étape « Prix HT et inventaire ».
Chaque version du produit (chaque variante) a une case « Gérer l'inventaire », décrite comme « Activer le suivi automatique du stock pour ce produit ». Coche-la si tu veux qu'Offlink compte les unités et bloque la vente une fois à zéro.
Laisse la case décochée si tu préfères vendre sans compteur : dans ce cas ton produit reste commandable en permanence, et rien n'affichera « épuisé ».
Crée un emplacement de stock
Pour ranger des quantités, il faut d'abord un lieu où les ranger. Dans le menu de gauche, ouvre le groupe « Stock » puis Emplacements (nouvel onglet). C'est la liste de tes lieux de stockage (ton atelier, ta boutique, ta réserve).
Clique sur le bouton pour ajouter un emplacement. Offlink te propose de le rattacher à un de tes établissements (l'adresse déjà enregistrée sur ton compte) et te demande un nom. Valide, ton emplacement apparaît dans la liste.
Renseigne les quantités par emplacement
Reviens sur ton produit et avance jusqu'à l'étape « Inventaire par entrepôt ». Tu y vois un tableau : une ligne par variante qui a le suivi activé, une colonne par emplacement.
Saisis simplement le nombre d'unités disponibles dans chaque emplacement. Le total par variante se calcule tout seul à droite. Enregistre, et ton stock de départ est posé.
Mets à jour le stock au fil des ventes
Après la mise en vente, tu ajustes tes quantités sans repasser par le produit entier. Ouvre Emplacements (nouvel onglet), puis clique sur « Inventaire » en face du lieu concerné.
Tu obtiens la liste de tes articles avec, pour chacun, le bouton « Gérer ». Il ouvre une petite fenêtre « Mettre à jour le stock » : tu changes la « Quantité en stock », et Offlink t'affiche en dessous ce qui est déjà réservé par des commandes en cours et la « Quantité disponible » qui en résulte. La pastille passe du vert à l'orange puis au rouge à mesure que ça baisse, pour te prévenir en un coup d'œil.
Évite d'afficher « épuisé » au mauvais moment
Quand le suivi est activé et que la quantité tombe à zéro, ta boutique arrête d'accepter les commandes de ce produit. C'est voulu, mais parfois tu veux garder la main.
Sur l'étape inventaire de ton produit, le champ « Disponibilité » te laisse choisir entre « Disponible », « Temporairement indisponible » et « Hors saison ». C'est ton interrupteur manuel pour retirer un article de la vente le temps de te réapprovisionner, sans le supprimer ni toucher aux quantités.
Cas particuliers
Le tableau « Inventaire par entrepôt » me dit qu'aucun entrepôt n'est configuré
C'est le signe que tu n'as pas encore créé d'emplacement. Offlink affiche « Aucun entrepôt configuré. Veuillez créer des emplacements de stock avant de gérer l'inventaire. » File dans le groupe « Stock », onglet Emplacements, ajoute-en un, puis reviens sur ton produit : le tableau se remplira alors avec une colonne pour ce lieu.
Je ne peux pas ajouter d'emplacement, le bouton n'apparaît pas
La création d'un emplacement s'appuie sur un établissement déjà enregistré (avec son adresse) et sur ta boutique active. Si le bouton est absent, c'est en général qu'il te manque un établissement du côté des réglages de ton entreprise. Renseigne-le d'abord, l'ajout d'emplacement redeviendra possible.
J'ai plusieurs lieux de stockage
Tu peux créer autant d'emplacements que ton offre le permet, et répartir tes quantités entre eux dans le tableau d'inventaire du produit (une colonne par lieu). Le nombre d'emplacements disponibles dépend de ta formule ; quand tu atteins la limite, Offlink te le signale avec un lien pour changer de formule.
Les produits digitaux et les services
Un produit téléchargeable n'a pas de stock à compter : Offlink affiche simplement qu'il ne nécessite pas de gestion d'inventaire. Pas de case à cocher, pas de quantité à saisir, il reste vendable en illimité.
Le suivi ne compte que ce que tu lui donnes. Si tu reçois un réassort ou que tu vends en dehors de ta boutique, pense à repasser par « Gérer » pour corriger la quantité en stock : Offlink ne devine pas les entrées et sorties qu'il n'a pas vues passer.