Tu donnes à chaque article un code à toi : A12, B3, BOX-7. Souvent, ce code dit où l'article est rangé : la lettre désigne une caisse, une étagère, un carton, et le numéro la place dedans. Le jour où tu reprends ta saisie, la question revient : j'en étais à quel numéro ? Les séries de références répondent à ta place.
Une série, c'est un début de référence (le préfixe : A, B, BOX-…) suivi d'un numéro. Tu la déclares une fois, tu lui donnes le nom qui te parle, et Offlink te propose ensuite le prochain numéro libre dans chaque fiche.
Où ça se passe
Depuis le menu Catalogue, ouvre Configuration, puis l'onglet Références.
Ouvrir mes références (nouvel onglet)
Déclare une série
Clique sur Nouvelle série dans la carte Mes séries (ou sur Déclarer ma première série si tu n'en as encore aucune) : une fenêtre s'ouvre avec deux champs :
- Préfixe : le début commun de tes références, par exemple
AouBOX-. Il passe tout seul en majuscules :aetAsont la même série. - Nom : ce que ce préfixe représente pour toi. « Caisse A », « Étagère 3 », « Box Nord », « Bijoux » : c'est ton rangement, écris-le avec tes mots.
Clique sur Ajouter. La série apparaît dans la liste avec, sous son nom, le nombre de références déjà posées et le prochain numéro : « 12 références posées · prochain numéro : A13 ».
Numérote une fiche
Ouvre une fiche, à l'étape Prix et photos. Selon ta fiche, tu trouves :
- le bouton Série juste à côté du champ Référence ;
- ou, si ta fiche se présente en tableau (une ligne par déclinaison), une petite icône de série au bout de chaque champ Référence, et le bouton Numéroter à la suite au-dessus du tableau.
Le menu liste tes séries par leur nom, et montre pour chacune la référence qu'il va écrire. Choisis la série : la référence se remplit avec le prochain numéro libre, même si la ligne en avait déjà une (c'est comme ça qu'on corrige un doublon). Tu peux toujours la retoucher à la main avant d'enregistrer.
Enregistre
Le numéro n'est réservé qu'à l'enregistrement de la fiche. Tant qu'elle n'est pas enregistrée, une autre fiche ouverte en même temps peut se voir proposer le même numéro : c'est l'enregistrement qui tranche (voir plus bas).
Comment le prochain numéro est choisi
C'est le plus grand numéro déjà utilisé dans la série, plus un. Offlink compte à la fois ce qui est enregistré dans ton catalogue et ce que tu viens de taper dans la fiche ouverte.
Il ne comble jamais un trou : si A3 manque parce que la pièce est vendue, le prochain numéro reste A13, pas A3. Reprendre un ancien numéro ferait désigner deux objets différents par le même code à quelques semaines d'écart, sur une étiquette ou dans un carton.
Le tri est celui des nombres : A10 vient bien après A9.
Tu numérotais déjà avant ?
Rien à convertir, rien à ressaisir. Si tes articles portent déjà des références comme A1 à A45, la carte Séries repérées dans ton catalogue les a trouvées : la série A, « 45 références · jusqu'à A45 ». Une série n'y apparaît qu'à partir de deux références. Un nom est proposé d'office, change-le si tu veux, puis clique sur Créer la série.
Tes références restent exactement telles qu'elles sont, et la série reprend là où tu t'étais arrêté : prochain numéro A46.
Retrouver tes articles par leur référence
Trois façons, selon ce que tu cherches :
- Toute une série, dans l'ordre : dans Catalogue › Configuration › Références, clique sur le nombre de références d'une série (« 6 références posées »). La liste de ses articles s'ouvre en haut de l'écran, rangés par numéro : A1, A2… A10, chacun avec sa photo. Chaque nom ouvre la fiche de l'article. Ça marche aussi pour une série repérée, avant même de l'avoir créée.
- Les articles d'une série, parmi tes produits : dans Catalogue › Produits, ouvre Plus de filtres et choisis la série dans le menu Série de références. Il ne reste que les articles qui en portent une référence, et tu peux encore filtrer par statut ou par catégorie.
- Une pièce précise : dans Catalogue › Produits, tape sa référence dans la recherche, ou seulement un bout (« 001 » trouve BOX-001). La colonne Référence affiche celle de chaque article ; quand l'article a plusieurs déclinaisons, la première est montrée, suivie de « et 2 autres ». Si tu ne la vois pas, coche-la dans le menu Colonnes, en haut à droite de la liste.
Une référence ne sert qu'une fois
Dans ton catalogue, une référence désigne une seule pièce. Si tu en saisis une qu'un autre article porte déjà, l'enregistrement est refusé et le message te dit lequel : « « A12 » est déjà la référence de « Robe lin bleue » (M) ». Choisis-en une autre, ou libère-la d'abord sur l'autre article.
Les majuscules ne comptent pas : a12 et A12 sont la même référence.
Quels caractères dans un préfixe ?
Des lettres sans accent, des chiffres et les signes . _ / -, douze caractères au plus. Un préfixe ne peut pas finir par un chiffre : avec une série A1 à côté de la série A, la référence A12 appartiendrait aux deux.
Changer l'ordre ou le nom d'une série
Les flèches de chaque ligne la font monter ou descendre : c'est l'ordre dans lequel tes séries apparaissent dans les fiches. Le crayon permet de changer son préfixe ou son nom. Aucune référence déjà posée n'est modifiée : elles appartiennent à tes fiches.
Retirer une série
La corbeille retire la série de la liste : elle n'est simplement plus proposée dans tes fiches. Les références déjà posées restent telles quelles sur tes articles. Si tu la recrées plus tard, elle reprend au plus grand numéro existant.
Le compteur affiche « Compteur indisponible pour le moment »
Ton catalogue n'a pas répondu au moment de l'affichage. Tes séries restent gérables ; recharge la page un peu plus tard pour retrouver le nombre de références et le prochain numéro.
Pour aller plus loin
Tu peux aussi demander la prochaine référence à ton assistant IA : « quelle référence pour le nouveau pull, dans la série A ? ». Il te répond avec le numéro libre, et te dit si un code est déjà pris ; tu le poses ensuite dans la fiche.
Toutes les étapes de la fiche, dont le prix, les photos et la référence.
Demander la prochaine référence en une phrase, depuis ton téléphone.
Suivre tes quantités, article par article : la recherche du stock retrouve une pièce par sa référence.