Un type de rendez-vous, c'est un modèle réutilisable : tu le crées une fois (par exemple « Consultation initiale, 30 minutes, 80 euros »), et il devient réservable en ligne par tes clients autant de fois que tu veux. C'est la brique de départ de ton agenda : sans au moins un type, personne ne peut réserver.
Tu débutes sur l'agenda ? Une fois tes types créés, ouvre le guide Prendre des rendez-vous pour voir comment une réservation atterrit dans ton planning.
Créer ton premier type
Ouvre la page des types de rendez-vous
Va dans Agenda, Types (nouvel onglet). Si tu n'en as encore aucun, tu vois un encadré qui t'invite à créer le premier. Clique sur le bouton Nouveau type (en haut à droite de la carte, ou au centre de l'encadré vide). Une fenêtre « Créer un type de rendez-vous » s'ouvre.
Donne-lui un nom et une description
Le champ Nom est obligatoire : c'est ce que ton client lira au moment de réserver (par exemple « Consultation initiale » ou « Séance de suivi »). Juste en dessous, la Description est facultative mais utile : ce texte s'affiche côté client, donc profites-en pour préciser ce qui l'attend, ce qu'il doit apporter, ou le déroulé.
Choisis la durée et une icône
La Durée se sélectionne dans une liste (de 15 minutes à 4 heures). Elle détermine la place que le rendez-vous prend dans ton agenda et l'espacement entre deux créneaux. Tu peux aussi choisir une Icône : elle sert uniquement à repérer ce type d'un coup d'œil dans tes listes, elle n'a aucun effet sur le fonctionnement.
Règle les délais de réservation
Deux réglages encadrent quand un client peut réserver :
- Délai minimum de réservation : le temps d'avance qu'un client doit respecter (par exemple « 24 heures à l'avance »). Utile pour ne pas être pris au dépourvu à la dernière minute.
- Fenêtre de réservation : jusqu'à combien de temps à l'avance on peut réserver (d'une semaine à six mois). Au-delà, les créneaux ne sont pas encore ouverts.
Fixe le prix et, si tu veux, un acompte
Dans le bloc « Prix et acompte », renseigne le Prix de la prestation en euros (laisse vide si ton tarif dépend de la prestation). Ensuite, le menu À la réservation décide de ce que le client règle au moment de réserver :
- Rien à payer : la réservation est libre, tu encaisses plus tard ou sur place.
- Le client règle la totalité : il paie tout à la réservation.
- Le client règle une partie : il verse un acompte (voir plus bas).
Valide
Clique sur Créer. Ton type apparaît aussitôt dans la liste et devient réservable. Tu peux revenir le Modifier à tout moment depuis cette même page.
Si tu choisis Le client règle une partie, tu dois aussi renseigner le montant (ou le pourcentage) de l'acompte, et un prix de la prestation quand tu passes par un pourcentage. Tant que ces informations manquent, un message d'erreur s'affiche sur le champ concerné et l'enregistrement est bloqué. Complète le montant demandé, l'erreur disparaît.
L'acompte, en détail
Demander un règlement à la réservation reste le levier le plus efficace pour réduire les rendez-vous non honorés. Voici l'ordre de grandeur de ce que coûtent les créneaux perdus :
Ce que tu perds sur l’année
2 160 €
Avec un acompte de 30 %, tu aurais gardé
648 €
Un acompte déjà encaissé te reste acquis quand le client ne vient pas. Et un créneau payé, il est bien plus souvent honoré.
Indicatif : une estimation à partir de tes chiffres, pas une statistique. Le vrai levier reste de sécuriser les créneaux qui comptent.
Avec Offlink, tu demandes un acompte ou le paiement complet à la réservation : le créneau n’est confirmé qu’une fois payé, et la facture part toute seule.
Quand tu sélectionnes Le client règle une partie, des réglages supplémentaires apparaissent.
Montant fixe ou pourcentage ?
Le Type d'acompte te laisse choisir : un Montant fixe en euros (par exemple 20 euros quel que soit le prix), ou un Pourcentage du prix (par exemple 30 %). Si tu pars sur un pourcentage, pense à bien renseigner le prix de la prestation, puisque l'acompte se calcule dessus.
Rembourser ou conserver l'acompte en cas d'annulation ?
Le réglage Règlement conservé si annulation tardive fixe une limite : par défaut l'acompte est Toujours remboursé, mais tu peux décider qu'au-delà d'un certain délai avant le rendez-vous (de 12 heures à 7 jours), une annulation du client ne rend plus l'acompte. Pense à préciser cette règle dans tes conditions de vente pour rester transparent.
Et la TVA ?
Dès que le type devient payant, un champ TVA applicable peut apparaître pour rattacher un taux à la prestation. Si tu es en franchise de TVA, ce choix n'a aucun effet : tes documents restent à 0 %. Il s'appliquera automatiquement le jour où tu passeras au réel. En cas de doute sur ton régime, rapproche-toi de ton comptable : Offlink t'accompagne sur la mécanique, pas sur le choix fiscal.