Chez Offlink, tu ne crées pas une facture à la main : elle est générée toute seule dès que ton client a payé. Ton travail, c'est de la retrouver, la télécharger et, si besoin, la renvoyer.
Nouveau ? Commence par Encaisser un paiement : sans paiement encaissé, il n'y a pas encore de facture à envoyer.
Comprends d'où vient ta facture
Au moment où ton client règle, Offlink génère automatiquement sa facture, numérotée FACT-..., au format Factur-X (un PDF lisible qui embarque aussi les données pour ta comptabilité). Ton client la reçoit d'ailleurs directement par email avec sa confirmation de commande.
Tu ne trouveras donc pas de bouton « créer une facture » : elle existe déjà, il faut juste aller la chercher.
Ouvre la transaction concernée
Dans la barre de gauche, section Encaisser, ouvre Transactions. Tu vois la liste de tes encaissements. Repère la ligne du client qui a payé (tu peux filtrer par source et par statut), puis clique dessus pour ouvrir son détail.
Retrouve la facture et télécharge-la
Sur le détail de la transaction, regarde la colonne de droite : le bloc « Les documents » liste toutes les pièces de la vente, chacune avec son type en tête et son numéro complet. Tu y trouves deux actions, sans rien avoir à déplier :
- Ouvrir : la pièce s'affiche dans un nouvel onglet, pour la relire.
- Télécharger : tu récupères le PDF sur ton ordinateur.
Selon la vente, tu y verras aussi ton devis, le reçu de paiement, les avoirs que tu as émis, et la facture de commission Offlink. Si tu encaisses en plusieurs fois, chaque échéance a sa propre facture et son propre reçu : ils sont tous listés.
Une pièce affichée sans bouton porte la mention « pas encore » : elle existe bien, mais son document n'est pas disponible au téléchargement.
Renvoie la facture à ton client
Pour la renvoyer par email, ouvre « Le détail, pièce par pièce » en bas de la page : la carte « Facture » y porte le bouton « Renvoyer par email » (l'icône enveloppe). Il envoie de nouveau la facture à l'adresse email de ton client, pratique si la première n'est jamais arrivée ou s'il te la redemande.
Exporte tout pour ta compta
En haut de la page Transactions, le bouton « Exporter pour ma compta » ouvre une fenêtre où tu choisis une période (jusqu'à 12 mois). Tu obtiens un pack téléchargeable : tes factures au format Factur-X plus un récapitulatif, prêt à verser dans ton outil comptable ou à transmettre à ton comptable.
C'est un export que tu récupères et transmets toi-même : Offlink t'accompagne en préparant le pack, il ne l'envoie à personne à ta place.
Une facture émise ne se modifie pas et ne se régénère pas : c'est un document légal figé. Si tu repères une erreur, la bonne pratique n'est pas de la refaire mais de créer un avoir (une facture de correction), ce que tu déclenches depuis le détail de la transaction.
Cas particuliers
Ma facture est affichée sans TVA
Si tu es en franchise de TVA, tes factures portent la mention « TVA non applicable, art. L. 223-3 du CIBS » et n'affichent pas de taxe. C'est ton régime qui fixe le taux appliqué, Offlink s'en charge sans que tu aies à calculer quoi que ce soit. Pour savoir ce qui vaut pour ta situation précise, ton comptable reste le bon interlocuteur.
Je dois corriger une facture déjà envoyée
Tu ne modifies jamais l'original. Depuis le détail de la transaction, tu passes par un avoir qui vient corriger ou annuler la facture précédente, en gardant une trace propre des deux documents.
Le client a payé mais je ne vois pas de facture
La facture n'apparaît dans « Les documents » qu'une fois le paiement réellement encaissé. Si la transaction est encore en attente, la facture n'est pas encore générée : vérifie d'abord son statut sur la page Transactions.
Je déclare des heures : où sont-elles sur la facture ?
Si tu as renseigné une Durée sur les lignes du devis, elle est reprise telle quelle sur la facture, sous chaque ligne concernée, avec une durée totale en bas du document. C'est ce document-là que tu as sous les yeux au moment de déclarer ton activité, puisque c'est lui qui matérialise l'encaissement.
Tu n'as rien à ressaisir : la durée voyage du devis à la facture. Si tu ne l'as pas renseignée au moment du devis, rien ne s'affiche.