Un client se rétracte, une commande tombe à l'eau, tu veux faire un geste : tout se pilote depuis la fiche de la transaction concernée. Offlink t'accompagne à chaque étape, émet l'avoir légal et l'envoie au client à ta place.
Pas encore à l'aise avec l'endroit où atterrissent tes paiements ? Commence par Encaisser un paiement, tu comprendras mieux ce que tu rembourses.
Ouvre la transaction à rembourser
Dans la barre de gauche, va sur Transactions. Tu y vois la liste de tout ce que tu as encaissé. Clique sur la ligne du client concerné pour ouvrir sa fiche détaillée.
Sur cette fiche, tu retrouves le bon de commande (ou la prestation), le montant payé, et les actions possibles.
Clique sur « Annuler & rembourser »
Sur la carte de la commande, repère le bouton « Annuler & rembourser ». Il reste disponible tant qu'un montant a été payé et qu'il n'a pas déjà été remboursé en totalité, même si la commande est déjà close ou annulée.
Une fenêtre s'ouvre. Son titre s'adapte à ton choix : « Annuler & rembourser la commande ? » ou « Rembourser la commande ? ».
Choisis le motif et le montant
Dans la fenêtre, renseigne :
- Motif : Annulation de la commande, Remboursement total, Remboursement partiel, ou Geste commercial.
- Montant à rembourser (€) : pré-rempli avec ce qui reste remboursable. Tu peux le baisser pour ne rendre qu'une partie. Un rappel t'indique le maximum (et ce qui a déjà été remboursé si c'est le cas).
- Note (facultatif) : une précision pour toi ou pour ta comptabilité.
Rien ne t'oblige à tout rembourser d'un coup. Tu peux enchaîner plusieurs remboursements partiels sur la même commande, jusqu'à concurrence du montant payé.
Confirme le remboursement
La suite dépend de la façon dont le client avait réglé :
- Payé en ligne par carte (Stripe) : Offlink rembourse automatiquement. Un message te prévient que le crédit arrive sur la carte du client sous 5 à 10 jours ouvrés. Clique sur « Rembourser X € ».
- Payé en espèces, par chèque ou par virement : Offlink ne peut pas rendre l'argent à ta place. Tu indiques simplement comment tu as procédé (« J'ai remboursé en espèces / par chèque / par virement »), ou « Le client ne souhaite pas être remboursé », puis tu cliques sur « Confirmer ».
Vérifie l'avoir et ton reversement
Quel que soit le mode, Offlink génère un avoir (le document légal qui annule tout ou partie de la facture) et l'envoie au client par email. Tu vois passer une confirmation à l'écran avec le numéro de l'avoir.
Sur la fiche de la transaction, la section Reversement se met à jour : elle affiche ce qu'il te reste réellement, une fois le remboursement déduit de ce que tu avais encaissé.
Cas particuliers
Je veux rembourser en plusieurs fois
C'est prévu. Après un premier remboursement partiel, rouvre « Annuler & rembourser » : le montant remboursable restant est recalculé, et un rappel t'indique combien tu as déjà rendu. Chaque remboursement émet son propre avoir envoyé au client.
Le client ne veut pas être remboursé
Dans le cas d'un paiement hors ligne, choisis l'option « Le client ne souhaite pas être remboursé ». Offlink enregistre quand même l'avoir pour garder une trace propre côté comptabilité, sans mouvement d'argent.
La commande était déjà remboursée en entier
Si tout a déjà été rendu, la fenêtre te le signale et il n'y a plus rien à faire : le bouton ne propose plus de nouveau remboursement.
C'était une prestation (un service), pas un produit
Une prestation annulée porte le statut Annulée sur sa carte. Le remboursement, lui, se gère toujours au même endroit : depuis la transaction, à l'étape « Paiement », avec le même bouton « Annuler & rembourser ».
Et les frais de livraison ou l'étiquette d'expédition ?
L'annulation d'une étiquette d'expédition et le remboursement des frais de port sont des actions distinctes, proposées séparément sur la fiche de la commande quand elles s'appliquent. Le bouton « Annuler & rembourser » porte sur le montant de la commande, pas sur la logistique du colis.
Un remboursement par carte via Stripe part réellement chez le client et ne se « défait » pas d'un clic. Vérifie bien le montant et le motif avant de confirmer. Si tu t'es trompé de sens (montant trop élevé), tu ne pourras pas le reprendre côté client : ce sera à régler avec lui directement.
Pour aller plus loin
Comprendre d'où vient l'argent que tu rembourses : Stripe, commission, frais et versement.
Retrouver une commande, lire son statut et savoir où en est chaque client avant d'agir.
Besoin d'y retourner tout de suite ? Ouvre tes transactions (nouvel onglet).