Tes devis et tes factures portent toujours les mêmes informations : durée de validité, conditions de paiement, moyens acceptés, garanties, bloc de signature. Plutôt que de les ressaisir à chaque document, tu les définis une seule fois ici, et Offlink les pré-remplit dans chaque nouveau devis et chaque nouvelle facture.
Tu débutes ? Regarde d'abord Créer un devis pour voir où ces réglages atterrissent dans un vrai document.
Où ça se passe
Tout se règle au même endroit : Réglages, Devis & factures (nouvel onglet). La page est découpée en trois onglets en haut : Devis, Factures B2B et Frais de déplacement. Le bouton Sauvegarder est en haut à droite : pense à cliquer dessus, il vaut pour les trois onglets d'un coup.
Règle les mentions de tes devis
Ouvre l'onglet Devis. Tu y trouves une série de cartes, chacune avec un interrupteur pour l'activer ou non :
- Validité du devis : le nombre de jours pendant lesquels ton devis reste valable (30 par défaut).
- Crédit d'impôt et Avance immédiate URSSAF : à activer si ton activité est concernée par les services à la personne. Tu écris toi-même le texte affiché, et pour l'avance immédiate tu peux ajouter une page de demande à la fin du devis et renseigner un email de contact.
- Conditions de paiement : le texte des modalités affiché sur le devis.
- Garanties : ajoute tes garanties (nom, description, numéro d'attestation) via le bouton Ajouter une garantie.
- Signature : le bloc que ton client signe, avec option d'y afficher la date et le lieu.
- Sections personnalisées : du texte libre (CGV, mentions particulières) via Ajouter une section.
Chaque bloc que tu laisses éteint n'apparaîtra tout simplement pas sur tes devis.
Détaille tes échéances et moyens de paiement
Toujours dans l'onglet Devis, deux cartes structurent le paiement :
- Échéances de paiement : clique Ajouter une échéance, saisis un pourcentage et son déclencheur (par exemple 30 % « à la commande », puis 70 % « à la fin »). Ces valeurs se retrouvent pré-remplies dans tes nouveaux parcours.
- Moyens de paiement acceptés : tape un moyen (Chèque, Virement, CB) puis appuie sur Entrée pour l'ajouter comme étiquette.
Dès que tu remplis ces deux cartes, le texte des conditions de paiement plus haut se génère tout seul à partir de ce que tu as saisi.
Prépare tes factures aux professionnels
Passe à l'onglet Factures B2B. Ces mentions ne concernent que les factures adressées à un autre professionnel, et des valeurs par défaut sont déjà préchargées :
- Délai de paiement : le nombre de jours et son mode de calcul (à réception, fin de mois, ou paiement immédiat).
- Pénalités de retard : choisis entre trois fois le taux d'intérêt légal, le taux BCE plus 10 points, ou un texte personnalisé.
- Indemnité de recouvrement 40 € : un interrupteur (activé par défaut).
- Escompte pour paiement anticipé : active-le si tu accordes une remise pour un règlement en avance, et écris le texte imprimé sur la facture.
- Clientèle professionnelle : l'option « Demander le statut pro par défaut » fait que chaque nouveau parcours demandera si le client est un professionnel.
Ces réglages posent le cadre, mais restent tes choix : on t'accompagne en préchargeant des valeurs courantes et en rappelant les textes de loi à côté de chaque champ, à toi d'ajuster selon ton activité. En cas de doute sur ce qui s'applique à ta situation, rapproche-toi d'un professionnel du chiffre.
Fixe ton barème de frais de déplacement
Dans l'onglet Frais de déplacement, tu définis ton barème une seule fois pour tout ton compte. Deux modes possibles :
- Forfait fixe : un montant unique en euros TTC.
- Calcul selon la distance : un prix par kilomètre, un nombre de kilomètres offerts, et un forfait de repli appliqué quand l'adresse du client est introuvable.
En mode distance, le calcul part de ton adresse de référence, que tu définis dans Réglages, Entreprise. Ce barème sert de source unique : dans le tunnel de commande, un parcours ou un devis manuel, tu ne fais qu'un interrupteur pour l'appliquer, jamais retaper les tarifs.
Enregistre
Clique Sauvegarder en haut à droite. Un message « Mentions mises à jour » confirme la sauvegarde. C'est fait : tes prochains devis et factures repartiront de ces réglages.
Sur les échéances de paiement, si la somme de tes pourcentages ne fait pas 100 %, un avertissement rouge s'affiche sous la liste (« La somme des pourcentages est de X % (doit être 100%) »). Corrige-le avant de compter dessus dans tes parcours.
Cas particuliers
Le texte des conditions de paiement est grisé, je ne peux plus l'écrire
C'est normal : dès que tu remplis les cartes Échéances de paiement ou Moyens de paiement acceptés, le texte au-dessus devient en lecture seule et se construit automatiquement à partir de ces éléments. Pour reprendre la main dessus, vide ces deux cartes.
Je veux visualiser l'effet de mes échéances avant de facturer
Cet outil te montre comment un montant se répartit selon un plan d'échéances.
Définis tes échéances, par exemple 30 % à la commande et 70 % à la réception. Elles se pré-remplissent dans tes nouveaux devis.
Je ne facture jamais de professionnels, l'onglet Factures B2B me sert-il ?
Si tu ne factures que des particuliers, tu peux laisser ces mentions telles quelles : elles n'apparaissent que sur les factures adressées à un professionnel. L'indemnité de recouvrement de 40 € ne se désactive que si tu es certain de ne jamais facturer d'entreprise.