Un envoi, c'est un email que tu envoies d'un coup à un groupe de clients pour les inviter à remplir un de tes questionnaires (par exemple, laisser un retour après une prestation). Tu prépares le message, tu choisis à qui tu l'envoies, et tu suis les réponses.
Tout vit dans Questionnaires (nouvel onglet), dans la barre de gauche sous Fidéliser, groupe Communication. L'écran a deux onglets : Envois, la liste de tes envois et de leurs réponses, et Questionnaires, les questionnaires eux-mêmes, que tu crées et modifies.
Dans l'onglet Envois, clique sur le bouton Nouvel envoi en haut à droite : une fenêtre s'ouvre avec quatre étapes que tu remplis l'une après l'autre.
Choisir un questionnaire
La première étape te présente la liste de tes questionnaires actifs. Coche celui que tu veux envoyer à tes contacts.
Si tu vois le message « Aucun questionnaire actif. Créez-en un d'abord, dans l'onglet Questionnaires. », c'est qu'aucun questionnaire n'est prêt. Passe dans l'onglet Questionnaires, crée puis active un questionnaire, et reviens ici.
Une fois ton questionnaire coché, clique sur Continuer.
Importer les destinataires
C'est ici que tu décides à qui part le questionnaire. Trois façons de récupérer tes contacts, chacune derrière un bouton :
- Depuis un événement : tu choisis un de tes événements, et Offlink récupère les personnes inscrites.
- Depuis un projet : tu choisis un projet, et le client rattaché est ajouté.
- Saisie manuelle : tu colles ta propre liste, un destinataire par ligne, au format nom, email (par exemple : Jean Dupont, jean@exemple.fr). Ensuite, clique sur Valider les destinataires.
Une pastille t'indique combien de destinataires ont été retenus. Si tu avais des doublons (le même email deux fois), Offlink les retire tout seul et te le signale.
Composer l'email
Tu rédiges maintenant le message que tes contacts vont recevoir :
- Nom : le nom interne de l'envoi, pour le retrouver dans ta liste (tes clients ne le voient pas).
- Objet de l'email : la ligne d'objet qui s'affiche dans la boîte de réception.
- Corps du message : ton texte d'invitation.
- Nom de l'expéditeur : facultatif. Laissé vide, c'est le nom de ton compte qui s'affiche.
Tu peux aussi cocher la relance : une fois le questionnaire envoyé, un bouton Relancer apparaît sur la page de l'envoi et renvoie un rappel aux personnes qui n'ont pas répondu.
Confirmer et envoyer
La dernière étape affiche un résumé (le questionnaire choisi, le nombre de destinataires, l'objet) et un aperçu de ton email. Vérifie une dernière fois, puis choisis :
- Sauvegarder brouillon : l'envoi est enregistré mais rien ne part. Tu pourras l'envoyer plus tard depuis ta liste.
- Envoyer maintenant : les emails partent tout de suite.
Suivre tes envois
De retour dans l'onglet Envois, chaque envoi apparaît dans un tableau avec son statut : Brouillon, Envoi en cours, Envoyé ou Terminé. Une petite barre te montre la part de destinataires qui ont déjà répondu.
Clique sur une ligne pour voir le détail des réponses. Le menu à droite de chaque envoi (les trois points) te permet d'envoyer un brouillon, de clôturer un envoi déjà parti, ou de supprimer un brouillon. Les réponses se lisent ici, envoi par envoi : l'onglet Questionnaires ne les répète pas.
Cas particuliers
Le bouton Continuer reste grisé
Chaque étape a une condition à remplir avant de passer à la suite : un questionnaire doit être coché à l'étape 1, au moins un destinataire valide doit être chargé à l'étape 2 (et sans dépasser ton quota), et un nom d'envoi, l'objet comme le corps du message doivent être remplis à l'étape 3. Dès que la condition est remplie, le bouton se réactive.
Ma saisie manuelle n'ajoute personne
Vérifie le format : un destinataire par ligne, avec au minimum une adresse email valide (elle doit contenir un @). Le format conseillé est nom, email sur chaque ligne. Une fois ta liste collée, n'oublie pas de cliquer sur Valider les destinataires : c'est ce clic qui transforme ton texte en liste.
Depuis un projet, un seul contact apparaît
Un envoi « Depuis un projet » ajoute le client rattaché à ce projet. Si le projet n'a pas de client associé, ou si ce client n'a pas d'adresse email enregistrée, aucun destinataire n'est chargé. Passe alors par la saisie manuelle.